வாட்ஸ்அப் பின்தொடர்வு: போட் போல அல்லாமல் மனிதராக ஒலிப்பது எப்படி
படிக்க: English Bahasa Melayu 简体中文 தமிழ்
வாட்ஸ்அப்பில் பின்தொடர்வது என்பது உரையாடல் புதிதாக இருக்கும்போதே பதிலளிப்பது, வாடிக்கையாளரின் பெயரையும் அவர்கள் கேட்ட அதே விஷயத்தையும் பயன்படுத்துவது, மேலும் ஒரு தெளிவான அடுத்த படியை வழங்குவது. பின்தொடர்வுகளை இடைவெளி விட்டு அனுப்புங்கள், சுருக்கமாகவும் குறிப்பிட்டதாகவும் வையுங்கள், யாராவது இல்லை என்று சொன்னால் நிறுத்துங்கள். எந்த மாதிரியையும் விட தனிப்பட்ட நேரமும் வார்த்தைகளும் முக்கியம்.
பெரும்பாலான வாட்ஸ்அப் பின்தொடர்வுகள் ஏன் ரோபோ போல தோன்றுகின்றன
ஒரு பின்தொடர்வு யாருக்கும் அனுப்பியிருக்கக்கூடியதாக இருந்தால் அது போட் போல ஒலிக்கும். "Hi dear, just following up" வாடிக்கையாளருக்கு எதையும் சொல்லவில்லை. அது சூழலை நினைவில் வைத்திருக்கச் சொல்கிறது, பொதுவாக ஏதோ ஒரு சீரற்ற நேரத்தில் வருகிறது. மெதுவான பதிலை மக்கள் மன்னிப்பார்கள்; ஒரு விரிதாளில் ஒரு வரிசையாக நடத்தப்படுவதை அவர்கள் விரும்புவதில்லை.
தீர்வு புத்திசாலித்தனமான ஸ்கிரிப்டுகள் அல்ல. என்ன சொல்லப்பட்டது என்பதை நினைவில் வைத்து, நீங்கள் யாரோ அந்த நபரைப் போல எழுதுவதுதான். நீங்கள் பல அரட்டைகளைக் கையாளுகிறீர்கள் என்றால், Lebah IT போன்ற ஒரு கருவி ஒவ்வொரு உரையாடலின் சுருக்கத்தையும் — என்ன உறுதியளிக்கப்பட்டது, என்ன கேட்கப்பட்டது மற்றும் அடுத்த படி என்ன — வைத்திருக்க முடியும், அதனால் உங்கள் பின்தொடர்வு வெற்றுப் பக்கத்திலிருந்து அல்ல, உண்மையான உரையாடலிலிருந்து தொடங்கும்.
நேரத்தை சரியாக அமைக்கவும்
மனிதராக ஒலிப்பதில் பாதி நேரம்தான். வாடிக்கையாளர் இன்னும் முடிவெடுத்துக்கொண்டிருக்கும்போது வரும் செய்தி உதவியாகத் தோன்றும்; அதே வார்த்தைகள் ஒரு வாரம் கழித்து வந்தால் துரத்துவது போலத் தோன்றும்.
- அதே நாளுக்குள்: ஒரு மேற்கோளுக்குப் பிறகு, உடனடியாக பதிலளிக்க முடியாத ஒரு கேள்விக்குப் பிறகு, அல்லது ஏதாவது சரிபார்ப்பதாக உறுதியளித்த பிறகு.
- இரண்டு முதல் மூன்று வேலை நாட்கள்: யாராவது ஆர்வம் காட்டிய பிறகு அமைதியாகிவிட்டார்கள் ஆனால் இன்னும் முடிவெடுக்கவில்லை என்றால்.
- ஒரு முதல் இரண்டு வாரங்கள்: ஒரு வாங்குதலுக்குப் பிறகு மென்மையான விசாரிப்பு, அல்லது ஒரு முடிவு தெளிவாகத் தள்ளிப்போடப்பட்டிருந்தால்.
- ஒருபோதும் இல்லை: யாராவது இல்லை என்று சொன்ன பிறகு, நிறுத்தச் சொன்ன பிறகு, அல்லது தொடர்ச்சியாக இரண்டு பின்தொடர்வுகளுக்கு பதிலளிக்கவில்லை என்றால்.
வாடிக்கையாளரின் நேர மண்டலத்தில் சாதாரண விழித்திருக்கும் நேரங்களில் அனுப்புங்கள் — பெரும்பாலான மலேசிய வணிகங்களுக்கு, வேலை நாட்களில் காலை சுமார் 9 மணி முதல் மாலை 7 மணி வரை. வாடிக்கையாளர் முதலில் உங்களுக்கு செய்தி அனுப்பாத வரை இரவு நேரம், அதிகாலை மற்றும் பொது விடுமுறைகளைத் தவிர்க்கவும்.
உங்களைப் போலவே எழுதுங்கள், ஒரு தெளிவான நோக்கத்துடன்
ஒவ்வொரு பின்தொடர்வும் ஒரு வேலையைச் செய்ய வேண்டும்: உறுதிப்படுத்துதல், நினைவூட்டுதல், பதிலளித்தல் அல்லது விவகாரத்தை முடித்தல். அதை சில வரிகளுக்குள் வையுங்கள். வாடிக்கையாளரின் பெயரை ஒருமுறை பயன்படுத்துங்கள், குறிப்பிட்ட பொருள் அல்லது தேதியைக் குறிப்பிடுங்கள், மேலும் ஒரு எளிய கேள்வி அல்லது அடுத்த படியுடன் முடியுங்கள்.
நீங்கள் மாற்றியமைக்கக்கூடிய மாதிரி செய்திகள்
Hi Aina, it's Farah from Kedai Cahaya. You asked about the walnut desk last Thursday — we've restocked two units. Would you like me to hold one until Friday?
Hi Mr Tan, thanks for your order yesterday. Your invoice is attached with the payment link. If anything looks off, just reply here and I'll fix it today.
Hi Ravi, checking in on the quotation I sent on Monday for the office chairs. No rush — is there anything you'd like me to adjust before you decide?
இவற்றில் உள்ள பொதுவான அம்சத்தைக் கவனியுங்கள்: ஒரு பெயர், ஒரு குறிப்பிட்ட குறிப்பு, எழுதுவதற்கான ஒரு சிறிய காரணம் மற்றும் ஒரு எளிய பதில். இவை எதுவும் "just following up" அல்லது "kindly revert" என்று சொல்லவில்லை.
பெரிய அளவிலும் தனிப்பட்ட தொடுதலைத் தக்கவைத்திருங்கள்
ஒரு வணிக எண்ணை ஒரு குழு பகிர்ந்து பயன்படுத்தும்போது சிரமம் அதிகரிக்கிறது. இரண்டு ஊழியர்கள் ஒரே வாடிக்கையாளருக்கு செய்தி அனுப்புகிறார்கள், அல்லது வேறு யாரோ செய்திருப்பார்கள் என்று அனைவரும் நினைப்பதால் யாரும் அனுப்புவதில்லை. பகிரப்பட்ட குழு இன்பாக்ஸ் இதைத் தீர்க்கிறது: தொடர்புகளை ஒதுக்குங்கள், உள் குறிப்புகளை விடுங்கள், யார் இன்னும் பதிலுக்காகக் காத்திருக்கிறார்கள் என்பதைப் பாருங்கள். திட்டமிடப்பட்ட செய்திகள் மற்றும் நினைவூட்டல்களுடன் அது எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதை What is Lebah IT விளக்குகிறது.
தானியங்கி மிகவும் உதவுவது சலிப்பான, முன்னறிவிக்கக்கூடிய பகுதிகளில் — ஒரு விலைப்பட்டியல் செலுத்த வேண்டியிருக்கும்போது கட்டண நினைவூட்டல், பிறந்தநாள் வாழ்த்து, வாங்கிய பிறகு நன்றி. அவற்றை ஒருமுறை உங்கள் சொந்த வார்த்தைகளில் எழுதுங்கள், பின்னர் இயற்கையான வேகத்தில் அனுப்பட்டும். தீர்ப்பு தேவைப்படும் உரையாடல்களுக்கு உங்கள் தனிப்பட்ட கவனத்தைச் சேமியுங்கள்.
ஒப்புதல் விதியைப் பின்பற்றுங்கள்
ஒருபோதும் போட் போல ஒலிக்காதிருக்க எளிய வழி, உங்களிடமிருந்து கேட்க எதிர்பார்க்கும் நபர்களுக்கு மட்டுமே செய்தி அனுப்புவதுதான். அதாவது விசாரித்த, வாங்கிய, அல்லது புதுப்பிப்புகளுக்கு ஒப்புக்கொண்ட வாடிக்கையாளர்கள் — வாங்கப்பட்ட, ஸ்கிராப் செய்யப்பட்ட அல்லது ஒரு குழுவிலிருந்து ஃபார்வர்டு செய்யப்பட்ட எண்கள் அல்ல.
கோரப்படாத மொத்த செய்தியனுப்பல் குறித்து வாட்ஸ்அப்பின் விதிமுறைகள் தெளிவாக உள்ளன, இதைப் புறக்கணிக்கும் வணிகங்கள் எண்களையும் நம்பிக்கையையும் இழக்கின்றன. நேரடியாகக் கேளுங்கள்: "Would you like me to send you updates on WhatsApp?" யார் ஒப்புக்கொண்டார்கள் என்பதற்கான பதிவை வைத்திருங்கள், விலகுவதை எளிதாக்குங்கள். Lebah IT's packages இல் உள்ள Business & Organisation பணியிடம் இதைச் சுற்றியே கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளது: மக்கள் உங்கள் அழைப்பு QR குறியீட்டை ஸ்கேன் செய்து உங்களிடமிருந்து கேட்க ஒப்புக்கொள்வதன் மூலம் சேர்கிறார்கள், எனவே உங்கள் பட்டியல் உங்களைத் தேர்ந்தெடுத்தவர்களால் ஆனது.
பதில்களை அன்பாக வைத்திருக்கும் சிறிய பழக்கங்கள்
- புதிய அரட்டையைத் தொடங்குவதற்குப் பதிலாக அதே திரெட்டில் கேள்விகளுக்குப் பதிலளியுங்கள்.
- சிக்கலான விளக்கங்களுக்கு குரல் குறிப்புகளைப் பயன்படுத்துங்கள், பின்னர் ஒரு வரியில் சுருக்குங்கள்.
- வாடிக்கையாளரின் மொழியை — பகாசா மலேசியா, ஆங்கிலம், சீனம் அல்லது தமிழ் — மற்றும் அவர்களின் முறைப்படுத்தல் அளவைப் பிரதிபலியுங்கள்.
- அடுத்து என்ன நடக்கும், எப்போது என்பதைச் சொல்லுங்கள்: "I'll confirm by 3pm tomorrow."
- நீங்கள் தவறு செய்தால், ஒருமுறை மன்னிப்புக் கேளுங்கள், அதைச் சரிசெய்யுங்கள், பின்னர் தொடருங்கள்.
- ஒரு ஒப்பந்தம் நடக்காதபோது கண்ணியமாக விவகாரத்தை முடியுங்கள்: "Thanks for letting me know. I'll leave it here — message me anytime."
ஒரு எளிய வாராந்திர வழக்கம்
- ஒவ்வொரு காலையிலும், வாடிக்கையாளர் உங்களுக்காகக் காத்திருக்கும் ஒவ்வொரு அரட்டையையும் முடிக்கவும்.
- வார நடுவில், இரண்டு முதல் மூன்று நாட்களுக்கு முன்பு அமைதியான உரையாடல்களை மறுபரிசீலனை செய்து ஒரு குறிப்பிட்ட பின்தொடர்வை அனுப்புங்கள்.
- வெள்ளிக்கிழமை, செலுத்த வேண்டிய விலைப்பட்டியல்களைச் சரிபார்த்து கட்டண இணைப்புடன் நினைவூட்டல்களை அனுப்புங்கள்.
- வாரத்திற்கு ஒருமுறை, வாடிக்கையாளர்கள் தொடர்ந்து என்ன கேட்கிறார்கள் என்பதைக் குறிப்பிட்டு உங்கள் தயார் செய்த செய்திகள் மேம்படும்.
இந்த வழியில் செய்தால், பின்தொடர்வுகள் தானியங்கி போலத் தோன்றுவதை நிறுத்தி நல்ல சேவை போலத் தோன்றத் தொடங்கும் — ஏனெனில் அவை அதுதான்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
வாடிக்கையாளர் அமைதியான பிறகு வாட்ஸ்அப்பில் எவ்வளவு விரைவில் பின்தொடர வேண்டும்?
உங்கள் கடைசி பரிமாற்றத்திற்குப் பிறகு இரண்டு முதல் மூன்று வேலை நாட்கள் காத்திருந்து, ஒரு சிறிய, குறிப்பிட்ட செய்தியை அனுப்புங்கள். இரண்டாவது பின்தொடர்வுக்குப் பிறகும் பதில் இல்லை என்றால், நிறுத்தி, அவர்கள் திரும்பி வர கதவைத் திறந்து வையுங்கள்.
வாட்ஸ்அப் பின்தொடர்வில் எதைச் சொல்வதைத் தவிர்க்க வேண்டும்?
"just following up" அல்லது "kindly revert" போன்ற பொதுவான வரிகள், நீண்ட பத்திகள், மற்றும் இரவு நேரத்தில் அனுப்பப்படும் செய்திகளைத் தவிர்க்கவும். இல்லை என்று சொன்னவர்களையோ நிறுத்தச் சொன்னவர்களையோ தவிர்க்கவும்.
ரோபோ போல தோன்றாமல் பின்தொடர்வுகளைத் தானாக அனுப்ப முடியுமா?
ஆம், கட்டண நினைவூட்டல்கள், பிறந்தநாட்கள் மற்றும் வாங்கிய பிறகு நன்றி போன்ற முன்னறிவிக்கக்கூடிய தருணங்களுக்கு. அவற்றை உங்கள் சொந்த வார்த்தைகளில் எழுதுங்கள், சுருக்கமாக வையுங்கள், உணர்வுபூர்வமான எதையும் தனிப்பட்ட முறையில் கையாளுங்கள்.
வாட்ஸ்அப்பில் வாடிக்கையாளர்களுக்கு செய்தி அனுப்ப அனுமதி தேவையா?
விசாரித்த, வாங்கிய அல்லது உங்களிடமிருந்து கேட்க ஒப்புக்கொண்ட நபர்களுக்கு செய்தி அனுப்புங்கள், விலகுவதை எளிதாக்குங்கள். வாங்கப்பட்ட அல்லது ஸ்கிராப் செய்யப்பட்ட எண்களைத் தவிர்க்கவும், அவை வாட்ஸ்அப்பின் விதிமுறைகளை மீறி நம்பிக்கையைச் சேதப்படுத்தும்.